Cómo poner reservas o citas online en tu negocio.

Si el teléfono suena para pedir cita justo cuando tienes las manos ocupadas, las reservas online te quitan ese trabajo. Hay tres formas de ponerlas, de la más sencilla a la más completa. Un programa de reservas de los que se pagan cada mes, las reservas dentro de tu web o un programa hecho para tu negocio.

Para una peluquería, una clínica pequeña, un taller o un restaurante, yo empezaría por la primera. Un programa de cuota mensual, enlazado desde tu web y desde tu ficha de Google, lo puedes montar tú sin agencia. El programa a medida compensa cuando la cita va unida a mucho más: fichas de cliente, bonos, salas, varios locales o tu programa de facturas.

Antes de elegir, apunta cinco cosas

• Cuántas citas entran a la semana, y por dónde: teléfono, WhatsApp o mostrador.
• Qué se reserva a la vez: personas, sillas, cabinas, salas o un elevador del taller.
• Cuánto dura cada servicio, y si dura distinto según quién lo haga.
• Cuánto pierdes con los que no vienen, y si te pasa a menudo.
• Quién mira la agenda y desde dónde. Si es desde el móvil entre cliente y cliente, pruébalo en el móvil antes de pagar.

Tenlas delante mientras lees las tres opciones.

Opción 1: un programa de reservas de cuota mensual

Te das de alta, metes tus servicios, tus horarios y tu equipo, y el programa te da una página de reservas con su propia dirección. Esa dirección la pones en tu web, en tu ficha de Google y en tus redes.

Lo bueno: lo montas tú y no pagas a nadie por montarlo. Lo malo: pagas cada mes y el diseño es el del programa.

Antes de pagar, pregunta cinco cosas:

• ¿Cómo cobra: por profesional, por número de citas o una cuota fija?
• ¿Puedo descargar mis clientes y mis citas? Si un día te vas, que te los lleves.
• ¿Los recordatorios por mensaje van incluidos o se pagan aparte?
• ¿Sale la marca del programa en mi página de reservas?
• ¿Quién me contesta si deja de funcionar un sábado por la mañana?

Opción 2: las reservas dentro de tu web

Es lo mismo, pero el cliente reserva sin salir de tu web: el calendario aparece en tu página, con tus colores. Das una sola dirección y el cliente no salta a otra página que no conoce.

Tiene sentido si ya tienes web o vas a hacerla. Una condición: que la web vaya rápida en el móvil. Si el calendario está mal metido y falla, el cliente no suele avisar: llama a otro.

Opción 3: un programa hecho para tu negocio

Compensa cuando la cita es solo el principio:

• La cita mueve otras cosas: la ficha del cliente con su historial, un bono de sesiones, el material que gastas o tu programa de facturas.
• Reservas algo más que una persona: una cabina y una esteticista a la vez, una máquina o un elevador.
• Tienes varios locales y el equipo va de uno a otro.
• La cuota por profesional ya es alta y la vas a pagar todos los años.

Antes de ir a medida, pregunta si el de cuota ya hace eso. Si lo hace, haz la cuenta de abajo antes de decidir.

La cuenta. Mira cuánto te ahorras al mes: la cuota, menos lo que cueste al mes mantener el programa a medida. Ese coste pídelo por escrito antes de firmar. Divide el precio del programa a medida entre ese ahorro y te salen los meses que tarda en pagarse. Yo pongo el corte en cinco años: si salen más, me quedaría con el de cuota. Es mi criterio, no una regla: en ese tiempo pueden cambiar tu negocio y lo que le pides al programa.

El botón de reservar en tu ficha de Google

Hay quien te encuentra en Google Maps o en la Búsqueda y quiere reservar sin buscar tu web. Para eso está el botón de reservar de tu ficha. Según la ayuda de Google, ahí puedes poner el enlace de tu página de reservas:

• En la Búsqueda de Google, abre tu ficha y entra en «Reserva». Luego, «Añadir enlace».
• En Google Maps, entra en «Editar perfil», elige «Reserva» y luego «Añadir enlace».
• Tu ficha tiene que estar verificada. Si no lo está, no te deja añadirlo.

Hay tres reglas que conviene saber. La primera: el enlace tiene que llevar a una página donde se pueda reservar de verdad. Un enlace que solo abre un chat contigo no lo cumple. La segunda: Google no admite enlaces a redes sociales, «enlaces de mensajes», tiendas de aplicaciones ni enlaces acortados. La tercera: si tienes varios locales, cada ficha enlaza a la página de su local.

Google revisa los enlaces, también con robots. Si tu página de reservas los bloquea, por ejemplo con una prueba de «no soy un robot», Google puede quitar el enlace.

Algunos programas de reservas trabajan con Google: Google lo llama «Reserva con Google» y se activa en «Reservas», dentro de tu ficha. Qué proveedores salen depende de tu país. Google avisa de que, cuando entran reservas por esa vía, tu proveedor podría cobrarte. Pregúntale cuánto antes de activarlo.

Además, en tu ficha pueden aparecer solos enlaces de reservas de otras empresas, aunque tú no los hayas puesto. Los ponen empresas que colaboran con Google o salen de datos automáticos de Google. Si no los quieres, entra en «Reserva» y elige «Quitar proveedor». No tiene por qué desaparecer al momento: lo tiene que retirar el proveedor, y si no lo hace, puedes avisar a Google.

Que no te dejen plantado

La reserva online sirve de poco si la gente no viene. Tres cosas que ayudan:

• Un recordatorio el día antes, con un enlace para cancelar o cambiar la cita. Si alguien no puede venir, el hueco queda libre para otro.
• Una señal en los servicios largos o caros. Si la pides, dilo antes de reservar: cuánto es, cuándo se devuelve y cuándo no.
• Huecos guardados para urgencias o para tus clientes de siempre. No abras todas las horas a internet.

Si tu programa de reservas ya manda recordatorios, no te hace falta nada más. ¿Llevas la agenda en el móvil o el ordenador y solo te faltan los recordatorios? Eso es una automatización: 790 € + 49 €/mes, más IVA.

Los datos de tus clientes

Nombres, teléfonos y citas son datos personales. Tu política de privacidad tiene que contar que los guardas y para qué. Lo explicamos en los textos legales de una página web.

Si el programa es de otra empresa, esa empresa guarda los datos por ti. El reglamento europeo de protección de datos pide un contrato que diga qué puede hacer con ellos y qué no (artículo 28). Búscalo en sus condiciones o pídelo antes de dar de alta a tus clientes.

Si tienes una clínica, cuidado con el motivo de la cita. Puede contar algo de la salud del paciente, y el mismo reglamento trata los datos de salud con más protección (artículo 9). Pregunta dónde se guardan y quién puede verlos.

Cuatro errores típicos

• Llevar dos agendas a la vez, la de papel y la del programa. Tarde o temprano, dos clientes en la misma hora. Elige una y apunta ahí también las citas del teléfono.
• Pedir demasiados datos para reservar. Nombre, teléfono y servicio bastan. Cada casilla de más da otra razón para dejarlo a medias.
• Esconder el botón. Ponlo arriba en tu web, en tu ficha de Google y en la biografía de tus redes.
• No probarlo como cliente. Reserva tú desde el móvil, cancela y vuelve a reservar. Si a ti te cuesta, a tu cliente más.

Por dónde empezar

Si te basta la primera opción, no necesitas agencia. Date de alta en un programa de reservas y pon el enlace en tu web y en tu ficha de Google.

Si la cita va unida a todo lo demás, es un programa a medida, desde 6.000 € más IVA. Antes de empezar miramos contigo cómo trabajas, y si te basta un programa de cuota, te lo decimos. Escríbenos en contacto cuántas citas llevas a la semana y qué más mueve cada una.