Qué tareas de tu negocio se pueden automatizar (y cuáles no).

Se puede automatizar casi cualquier tarea que hagas igual cada semana, con datos que ya están escritos en algún sitio y una regla que sabrías explicarle a alguien nuevo en cinco minutos. Apuntar las facturas de proveedor en una hoja, recordar las citas, preparar la respuesta a una reseña, mandar un presupuesto de tarifa. Lo que no se automatiza bien es lo que pide criterio cada vez: negociar un precio, decidir si un cliente te conviene o atender una queja seria.

La pregunta útil no es si se puede, sino si compensa. Esa se responde con una cuenta de diez minutos que tienes más abajo. Si la cuenta sale que no, no se hace, y te ahorras el gasto.

La prueba de las tres preguntas

Antes de pensar en programas, coge una tarea concreta, una sola, y contesta:

1. ¿Se repite igual? Cada semana, con los mismos pasos. Si cada vez es distinta, no hay nada que repetir.
2. ¿Los datos ya están escritos? En un correo, un PDF, un formulario o una hoja de cálculo. Si la información solo está en tu cabeza, primero hay que sacarla de ahí.
3. ¿Sabrías explicar la regla? «Si la factura es de este proveedor, va a esta columna». Si tu respuesta es «depende», hay que ver de qué depende. A veces se puede escribir y a veces no.

Tres síes: candidata clara. Dos: hay que mirarla con calma. Uno o ninguno: déjala como está.

Ocho tareas que casi siempre pasan la prueba

Son las que más se repiten en talleres, clínicas, tiendas y despachos. También son las ocho del menú de automatización que ofrecemos con alcance y precio cerrados:

• Facturas de proveedor a tu hoja. Llega el PDF al correo y la fecha, el proveedor, la base y el IVA acaban en su fila sin que nadie los teclee.
• Reseñas de Google contestadas. Cada reseña nueva llega con una respuesta preparada. Tú la lees, la cambias si quieres y la publicas.
• Citas que no se olvidan. El cliente recibe un recordatorio antes de la cita. Menos huecos vacíos en la agenda.
• Presupuestos al momento. Si tus presupuestos salen de una tabla de precios, el cliente puede recibir el suyo sin esperar a que tengas un rato libre.
• El parte de la mañana. Un resumen en el móvil con lo que importa hoy: citas, pedidos, cobros pendientes.
• Correo ordenado. Los correos se separan solos por tipo: pedidos, facturas, consultas y publicidad.
• Tu ficha de Google al día. Horarios de festivos y publicaciones sin tener que acordarte de entrar.
• Documentos convertidos en filas. Albaranes, partes de trabajo o pedidos pasados a tu hoja de cálculo.

Fíjate en lo que tienen en común: ninguna decide nada importante por ti. Mueven datos, avisan y preparan borradores. La decisión sigue siendo tuya, y eso es lo que hace que funcionen sin sustos.

Lo que no conviene automatizar

Hay tareas que pasan la prueba a medias y que, automatizadas, dan más trabajo del que quitan:

• Lo que pasa dos veces al año. El cierre del ejercicio o la renovación de un seguro. Montarlo cuesta más que hacerlo a mano durante muchos años.
• Lo que cambia cada mes. Si todavía estás buscando tu forma de trabajar, automatizar fija una forma que mañana no te sirve. Primero el proceso, luego la máquina.
• Lo que pide mano izquierda. Una queja seria, un cliente que duda, un cobro difícil. Ahí una respuesta automática hace daño.
• Lo que ya resuelve un programa barato. Si una herramienta que ya existe hace eso por 30 € al mes, págala. Construir algo propio para lo mismo es tirar el dinero, y te lo diremos así.

La cuenta: cuándo compensa

Necesitas tres números:

• Las horas al mes que se van hoy en esa tarea. Mídelas durante una semana, no las calcules de memoria: casi todo el mundo se queda corto.
• Lo que cuesta una hora de la persona que la hace, con la Seguridad Social incluida.
• Lo que cuesta automatizarla: la puesta en marcha y la cuota de mantenimiento.

Un ejemplo con números redondos, inventado para hacer la cuenta. Alguien dedica 6 horas al mes a pasar facturas de proveedor a una hoja, y su hora cuesta 20 €. Son 120 € al mes y 1.440 € al año.

Una automatización suelta en PACAME son 790 € de puesta en marcha más IVA y 49 €/mes más IVA de mantenimiento. El primer año pagas 790 € de puesta en marcha y 588 € de cuotas, todo más IVA. Si tu negocio no se deduce el IVA, súmalo a la cuenta. Son 1.378 € frente a 1.440 € de horas: el primer año sale casi igual. A partir del segundo año solo queda la cuota, 588 € frente a 1.440 €.

Y hay cosas que no salen en la cuenta: las seis horas que esa persona dedica a otra cosa y los errores de teclear a mano que dejan de pasar.

Ahora la misma tarea con una hora al mes. Son 240 € al año de horas frente a 588 € de cuota. No sale. En ese caso te lo decimos y no hay proyecto: antes de montar nada medimos cuánto tiempo te come la tarea, y si no sale a cuenta, se para ahí.

Una tarea, tres o algo a medida

Según lo que te salga de la prueba, hay cuatro caminos:

• Una tarea del menú. La automatización suelta: 790 € más IVA de puesta en marcha y 49 €/mes más IVA. Se monta en tus cuentas, se prueba una semana con tus datos reales y te la explicamos por escrito y en un vídeo corto.
• Tres tareas. El pack de tres son 1.890 € más IVA de puesta en marcha, menos que tres sueltas, y con una cuota mensual también más baja.
• Contestar a los contactos que te llegan. Si pagas anuncios o portales y contestas tarde, el problema es otro. Un estudio de Harvard Business Review de 2011 («The Short Life of Online Sales Leads») midió que responder en la primera hora hace casi siete veces más probable llegar a hablar en serio con ese contacto que tardar más. Para eso está la respuesta en 5 minutos: 990 € más IVA de puesta en marcha y 297 €/mes más IVA.
• Lo que no cabe en el menú. Si tu caso necesita conectar varios programas o un panel propio, ya es software a medida, desde 6.000 € más IVA. Cuándo compensa y qué mueve el precio lo tienes en cuánto cuesta un software a medida.

Qué pedir antes de automatizar nada, con nosotros o con quien sea

Cinco preguntas que te ahorran disgustos:

1. ¿Va en mis cuentas y a mi nombre? Si mañana cambias de proveedor, la automatización tiene que seguir siendo tuya y seguir funcionando.
2. ¿Se prueba con mis datos reales? Con datos de ejemplo todo funciona. Con las facturas de verdad aparecen los proveedores que mandan el PDF escaneado y torcido.
3. ¿Me lo dais explicado por escrito? Para que no dependa de que una persona se acuerde de cómo iba.
4. ¿Quién la arregla cuando cambie algo fuera? Google, el banco o un proveedor cambian un formato y la automatización se para. Pregunta quién la arregla y si cuesta. En la nuestra, el arreglo entra en la cuota mensual sin coste aparte.
5. ¿Por dónde pasan los datos de mis clientes? Si la tarea toca nombres, teléfonos o correos, tienes que saber dónde se guardan y quién los ve.

Si alguna respuesta es vaga, pide que te la pongan en el presupuesto.

Por dónde empezar esta semana

Elige la tarea que más te fastidia de la semana. Pásala por las tres preguntas. Si aguanta, apunta durante siete días cuánto tiempo te come. Con ese número ya puedes hacer la cuenta tú solo.

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