Cuándo tu empresa necesita software a medida (y cuándo no).

Hay un momento en la vida de una empresa pequeña en que la hoja de cálculo deja de valer. No se rompe de golpe: se va quedando corta. Un día alguien pisa la fila de otro, otro día nadie sabe cuál es la versión buena, y al final del mes se van tres horas en cuadrar lo que debería salir solo.

Ese es el momento de plantearse software a medida. Pero no siempre. Este artículo va de distinguir las dos cosas.

Las cinco señales de que ya te compensa

1. Pagas a alguien por copiar datos de un sitio a otro. Del correo al Excel, del Excel al programa de facturar. Si sumas las horas que se van en eso al mes y las multiplicas por lo que cuesta esa hora, tienes el primer número de la ecuación.

2. La información importante vive en la cabeza de una persona. Cuando esa persona está de vacaciones, el negocio va más lento. Eso no es un problema de organización: es un problema de que el conocimiento no está en ningún sistema.

3. Usas cinco herramientas que no se hablan entre ellas. Cada una funciona bien por separado. El problema es el pegamento humano que hace falta para que la información pase de una a otra.

4. Has probado un programa estándar y has acabado adaptando tu forma de trabajar a él. A veces está bien: el programa impone un orden que te faltaba. Pero si llevas meses peleándote con campos que no usas y echando de menos los que sí necesitas, el programa te está costando más de lo que pone en la factura.

5. Un error manual te ha costado dinero. Un pedido duplicado, un vencimiento que se pasó, una factura que nadie reclamó. Si ha pasado una vez, volverá a pasar.

Con tres de estas cinco, la conversación merece la pena. Con una sola, casi nunca.

Las tres veces que NO te conviene

Si lo que necesitas ya existe por 30 € al mes. Facturación, firma de documentos, gestión de proyectos, control horario: hay herramientas maduras y baratas para casi todo lo común. Encargar eso a medida es pagar 6.000 € por reinventar algo peor. Nosotros te lo decimos en la auditoría y usamos la herramienta que ya existe.

Si tu proceso todavía cambia cada mes. El software fija una manera de trabajar. Si aún estás buscando la tuya, primero encuentra el proceso y luego lo automatizas. Al revés sale caro dos veces.

Si nadie de tu equipo va a mantener la relación. Un desarrollo a medida necesita una persona dentro que decida, pruebe y diga qué falta. Sin ese interlocutor, el proyecto se alarga y acaba usándose a medias.

Qué se paga exactamente

El precio arranca en 6.000 € y el rango habitual llega hasta 15.000 según lo que haya que construir. Lo que cambia el número no es el diseño: es cuántos procesos entran, con cuántos sistemas hay que hablar y cuántas personas distintas lo van a usar con permisos diferentes.

Se cobra por hitos —40 % al empezar, 30 % con la primera entrega funcionando y 30 % al cierre—, así que ves algo en marcha antes de pagar el segundo tramo. Y el código y la base de datos quedan a tu nombre desde el primer día: si mañana quieres que lo siga otro, se lo llevas.

Cómo empieza de verdad un proyecto así

No con una lista de funcionalidades. Empieza mirando cómo trabajas hoy: quién toca qué, dónde se para el trabajo, qué se repite cada semana. De ahí sale una propuesta que dice tres cosas — qué se automatiza, qué no compensa automatizar y qué cuesta.

Esa primera mirada es gratis y no compromete a nada. Si de ahí sale que no necesitas software a medida, te lo decimos igual: pídenos la auditoría y en 48 horas tienes una respuesta con números, no una propuesta comercial.