Cuánto cuesta un software a medida (y cuándo te compensa de verdad).

Hay un momento en la vida de una empresa pequeña en que la hoja de cálculo deja de valer. No se rompe de golpe: se va quedando corta. Un día alguien pisa la fila de otro, otro día nadie sabe cuál es la versión buena, y al final del mes se van tres horas en cuadrar lo que debería salir solo.

Ese es el momento de plantearse software a medida. Pero no siempre, y no a cualquier precio. Este artículo va de las dos preguntas: si te toca, y cuánto cuesta.

Las cinco señales de que ya te compensa

1. Pagas a alguien por copiar datos de un sitio a otro. Del correo al Excel, del Excel al programa de facturar. Si sumas las horas que se van en eso al mes y las multiplicas por lo que cuesta esa hora, tienes el primer número de la ecuación.

2. La información importante vive en la cabeza de una persona. Cuando esa persona está de vacaciones, el negocio va más lento. Eso no es un problema de organización: es que el conocimiento no está en ningún sistema.

3. Usas cinco herramientas que no se hablan entre ellas. Cada una funciona bien por separado. El problema es el pegamento humano que hace falta para que la información pase de una a otra.

4. Has probado un programa estándar y has acabado adaptando tu forma de trabajar a él. A veces está bien: el programa impone un orden que te faltaba. Pero si llevas meses peleándote con campos que no usas y echando de menos los que sí necesitas, el programa te está costando más de lo que pone en la factura.

5. Un error manual te ha costado dinero. Un pedido duplicado, un vencimiento que se pasó, una factura que nadie reclamó. Si ha pasado una vez, volverá a pasar.

Con tres de estas cinco, la conversación merece la pena. Con una sola, casi nunca.

Las tres veces que NO te conviene

Si lo que necesitas ya existe por 30 € al mes. Facturación, firma de documentos, gestión de proyectos, control horario: hay herramientas maduras y baratas para casi todo lo común. Encargar eso a medida es pagar miles de euros por reinventar algo peor. Nosotros te lo decimos en la auditoría y usamos la herramienta que ya existe.

Si tu proceso todavía cambia cada mes. El software fija una manera de trabajar. Si aún estás buscando la tuya, primero encuentra el proceso y luego lo automatizas. Al revés sale caro dos veces.

Si nadie de tu equipo va a mantener la relación. Un desarrollo a medida necesita una persona dentro que decida, pruebe y diga qué falta. Sin ese interlocutor, el proyecto se alarga y acaba usándose a medias.

Por qué nadie te da una tarifa

Porque no se compra un producto, se compran semanas de trabajo. Y las semanas no dependen del tamaño de la pantalla: dependen de lo enrevesado que sea tu proceso. Dos empresas que piden "un panel para gestionar pedidos" pueden separarse por 10.000 € y las dos tener razón.

Lo nuestro arranca en 6.000 € con entrega desde seis semanas, y el rango habitual llega hasta 15.000 según lo que haya que construir.

Las cinco cosas que mueven el número

En orden de impacto, esto es lo que separa un presupuesto de otro:

1. Cuántos procesos entran. Automatizar el circuito de pedidos es un proyecto. Automatizar pedidos, almacén y facturación son tres, y hay que hacer que encajen.
2. Con cuántos sistemas hay que hablar. Cada integración con un programa que ya tienes es un proyecto pequeño dentro del proyecto, y su dificultad la decide el otro programa, no nosotros.
3. Cuántos perfiles distintos lo usan. Que el comercial vea una cosa, el almacén otra y el gerente todo no es un detalle: son reglas de permisos que hay que pensar, construir y probar una por una.
4. Cuántos datos históricos hay que migrar. Traer diez años de Excel con los apaños de diez años cuesta más que empezar en blanco, y casi siempre hay que hacerlo.
5. Dónde se usa. Que funcione bien en el móvil de alguien que está en una obra o en una furgoneta es otro trabajo distinto a que funcione en un ordenador de oficina.

Y lo que no encarece tanto como crees: el diseño. En una herramienta interna la belleza importa poco y la claridad mucho, y eso es barato. Tampoco encarece el número de pantallas si comparten la misma lógica detrás: la décima pantalla parecida cuesta una fracción de la primera.

Cómo calculas tú si sale a cuenta

Sin fórmulas raras. Coge el papel y apunta tres cosas:

• Las horas al mes que se van hoy en el trabajo manual que quieres quitar.
• Lo que te cuesta una hora de la persona que las hace, con seguridad social incluida.
• Multiplícalo por 24 meses, que es el horizonte razonable para amortizar algo así.

Si ese número no llega al presupuesto, el proyecto no sale — y hay que decirlo en voz alta antes de empezar, no después. Si lo dobla, la pregunta ya no es si hacerlo, es por qué no se hizo antes. En medio está el terreno donde hay que mirar también lo que no se cuenta en horas: los errores que dejan de pasar y las decisiones que se toman con el dato delante en vez de a ojo.

Cómo se paga y de quién es

Se cobra por hitos —40 % al empezar, 30 % con la primera entrega funcionando y 30 % al cierre—, así que ves algo en marcha antes de pagar el segundo tramo.

Y el código y la base de datos quedan a tu nombre desde el primer día. Es la pregunta que más se olvida hacer y la que más ata: si mañana quieres que lo siga otro, se lo llevas y punto.

Lo que cuesta después, que también cuenta

Un desarrollo a medida no se termina, se cuida. Después de la entrega quedan tres líneas fijas que conviene tener en el presupuesto desde el principio: el alojamiento donde vive la aplicación, el mantenimiento —actualizaciones de seguridad, copias de seguridad y arreglos— y la evolución, porque en cuanto la gente la use de verdad va a pedir cosas.

Esa tercera es buena señal, no un sobrecoste imprevisto: significa que la herramienta se está usando. Pero se planifica, no se improvisa.

Las tres formas de que un presupuesto se dispare

Las tres se evitan antes de empezar:

• El alcance que crece por el camino. Cada "ya que estamos" es tiempo. Se apunta, se valora y se decide, en vez de colarlo.
• Decidir el proceso sobre la marcha. Si el proceso se define mientras se programa, se programa dos veces.
• No tener un interlocutor. Sin alguien que pruebe y responda, cada duda para el reloj.

Cómo empieza de verdad un proyecto así

No con una lista de funcionalidades. Empieza mirando cómo trabajas hoy: quién toca qué, dónde se para el trabajo, qué se repite cada semana. De ahí sale una propuesta que dice tres cosas — qué se automatiza, qué no compensa automatizar y qué cuesta.

Esa primera mirada es gratis y no compromete a nada. Si de ahí sale que no necesitas software a medida, te lo decimos igual: pídenos la auditoría y en 48 horas laborables tienes una respuesta con números, no una propuesta comercial.